Uso adecuado de la comunicación escrita profesional
Correo electrónico (email) 1
El siguiente email utiliza fórmulas de cortesía, verbos no imperativos, preguntas en lugar de órdenes y un equilibrio entre claridad y extensión. El tono es respetuoso y adecuado al contexto laboral.
Asunto:
Propuesta de prórroga del contrato de patrocinio
Estimados responsables de Fundación Deporte y Futuro,
Esperamos que se encuentren muy bien.
Desde el Departamento de Marketing hemos estado analizando los resultados del patrocinio del evento deportivo de esta temporada y la valoración ha sido muy positiva. Por este motivo, queríamos consultarles si sería posible prolongar el contrato de patrocinio para la próxima edición del evento.
Creemos que esta continuidad podría resultar beneficiosa para ambas partes, tanto en términos de visibilidad como de posicionamiento de marca. Cuando les sea posible, ¿podrían indicarnos su disponibilidad para revisar las condiciones de la prórroga?
Muchas gracias por su atención.
Quedamos atentos a sus comentarios.
Un cordial saludo,
Departamento de Marketing
El
mensaje es claro y funcional, pero también cuida la relación profesional.
La cortesía reduce el riesgo de interpretaciones negativas y facilita una respuesta colaborativa.
Sin un uso adecuado de la comunicación escrita profesional
Correo electrónico (email) 2
En este segundo email transmite la misma información, pero
prescinde de fórmulas de cortesía
y utiliza un tono directo e imperativo, lo que puede resultar brusco en un contexto profesional.
Asunto:
Prórroga del patrocinio
Hemos decidido prolongar el contrato de patrocinio del evento deportivo para la próxima edición, ya que los resultados han sido satisfactorios.
Revisen el contrato actual y confirmen a la mayor brevedad posible si las condiciones siguen siendo válidas. Si hay cambios, envíen una propuesta actualizada con los nuevos términos económicos y de visibilidad.
Necesitamos cerrar este asunto cuanto antes para continuar con la planificación de la campaña, así que esperamos su respuesta en los próximos días.
Esperamos respuesta.
Departamento de Marketing
Aunque el mensaje es breve y comprensible, la falta de cortesía y de atenuación
puede generar una impresión negativa o autoritaria.
Al quedar registrado por escrito, si se lee en el futuro fuera de su contexto original,
puede interpretarse como una imposición, una falta de respeto o una comunicación poco profesional.
Esto podría afectar a la relación con el destinatario, generar tensiones innecesarias o proyectar una imagen negativa del departamento o de la empresa.